Guia definitivo de como organizar as folhas de pagamento em sua empresa
A organização das folhas de pagamento é um passo essencial do dia a dia de uma empresa. Veja dicas do que fazer para aprimorar o controle das folhas de pagamentos em seu negócio!
Organizar as folhas de pagamento é um desafio comum a todo profissional de RH. Manter uma boa organização de toda a documentação relativa a pagamentos é algo essencial para o bom funcionamento de um escritório.
Quanto maior a agilidade e organização nesses processos, melhor se torna para os colaboradores, assim como para os donos e gestores. Isso porque torna-se mais fácil realizar os processos de demissão, contratação, e de acompanhamento de direitos trabalhistas.
Neste texto, daremos diversas dicas de como organizar as folhas de pagamento e trazer uma maior organização para a empresa. Falaremos sobre planilha de pagamentos e outras ferramentas úteis para esse processo. Acompanha aí!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento (também chamada de holerite) é um documento contábil responsável por exibir toda a remuneração paga aos trabalhadores de uma empresa ou instituição. Ela é responsável por detalhar todos os procedimentos que compõem a remuneração dos empregados.
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No Brasil, a folha de pagamento é um documento obrigatório a empresas de todos os tipos. É o documento responsável por contabilizar todas as remunerações pagas pela empresa, seja para terceirizados, empregados fixos, estagiários e outros colaboradores.
Por essa razão, a organização deve ser feita com o máximo de cuidado, além de ser elaborada por profissionais experientes. O menor erro numa folha de pagamento pode trazer consequências sérias para uma empresa.
A razão para isso é o fato de que o documento serve como demonstrativo para o cálculo de diversos impostos e tributos. Além disso, a folha de pagamento serve de peça chave para a garantia dos direitos dos colaboradores.
Qual o setor responsável pela folha de pagamento?
No Brasil, o setor responsável pela elaboração e organização das folhas de pagamento é o Departamento de Pessoal, também chamado de RH. Como dissemos, é essencial que a folha de pagamento seja elaborada por profissionais experientes com o documento.
Para a elaboração de uma folha de pagamento, é necessário conhecimento das regras e da legislação que regulamenta tudo o que deve conter em um documento desse tipo. Por isso, é recomendado ao empreendedor que não tente elaborar o documento sem ajuda de um profissional.
Vale a pena utilizar uma planilha de pagamentos?
Sim, utilizar uma planilha de controle de pagamentos é uma forma eficiente de manter um bom gerenciamento dos pagamentos da empresa. Há até softwares especializados na elaboração de folhas de pagamento e de todas as atividades financeiras de uma empresa.
Se a sua empresa ainda sofre com a desorganização dos processos de pagamento, adotar o uso de planilhas é um bom passo para conseguir resolver o problema.
Dicas de como organizar as folhas de pagamento
Agora que você já viu tudo sobre a importância das folhas de pagamento e de como uma boa organização desse documento é essencial para o funcionamento de uma empresa, confira nossas dicas de como aprimorar a organização na sua empresa:
1 – Utilize um controle de ponto
O registro das horas trabalhadas por cada empregado é uma das variáveis mais importantes do cálculo de remuneração. Dessa forma, automatizar o controle da entrada e saída dos colaboradores é um passo essencial.
Para isso, o uso de um controle de ponto pode ser uma boa saída para ter um registro automático das horas de trabalho de cada colaborador. Hoje, há ferramentas que já são integradas a planilhas ou sistemas de elaboração de folha de pagamento.
2 – Organize tudo por setor e obrigação
O primeiro passo para melhorar a organização das folhas de pagamento é registrar tudo de maneira uniforme. Uma dica é organizar os colaboradores por setor ou departamento, assim como registrar impostos e benefícios de acordo com o tipo.
Utilizar esse tipo de organização facilita encontrar informações quando necessárias, além de possibilitar um melhor funcionamento de todo o processo de controle de pagamentos.
Outra forma de organização possível e bastante útil para a elaboração da folha de pagamento é listar os colaboradores por função dentro da empresa. Assim, torna-se mais fácil realizar os cálculos necessários para cada salário.
3 – Automatize tudo o que for possível
Uma das melhores formas de aprimorar a organização e o controle de pagamentos é através da utilização de sistemas que facilitam a gestão de todo o processo.
Com esses sistemas é possível automatizar fatores como o controle do cálculo de horas, o cálculo de impostos, e até mesmo as transferências para a conta do colaborador.
Dentre esses sistemas, há versões gratuitas e pagas, como até mesmo as planilhas gratuitas para a automação e organização dos diversos cálculos que envolvem a elaboração das folhas de pagamentos. O ideal é que você procure a opção que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.
4 – Utilize uma agenda de pagamentos
Outro passo importante para melhorar a organização da folha de pagamentos é utilizar uma agenda de pagamentos. A agenda de pagamentos ajuda em todo o processo de organização dos pagamentos.
Por exemplo, digamos que você decida iniciar a agenda de pagamentos pelo pagamento de todos os funcionários de um determinado setor, isso implicará que você deverá iniciar no tempo apropriado o processo de cálculo e de elaboração da remuneração de todos aqueles colaboradores.
5 – Atualize a base de dados dos funcionários
É sempre bom lembrar que diversas mudanças na vida dos colaboradores pode causar um pagamento maior de impostos e outros tributos. Adicional por dependente, por licença-saúde e tudo o mais, podem incidir sobre o cálculo de pagamentos.
Assim, é essencial que você atualize periodicamente a base de dados dos seus funcionários. Isso o ajudará a se planejar melhor para eventuais mudanças na folha de pagamento, assim como garantirá os direitos dos colaboradores.
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